DISPOSICIONES GENERALES

LEGISLACIÓN APLICABLE. 

El presente documento se basa en las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 «Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales», los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, el Decreto 1377 de 2013 «Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012» y el Decreto 886 de 2014, «Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos». Y demás normas aplicables vigentes.
AMBITO DE APLICACIÓN. 

El ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012 y la política interna de Habeas Data será a nivel nacional del territorio colombiano, por parte de la empresa Sistemas Hidroneumáticos Electromecánicos y Automatizaciones S.A.S – correo electrónico: soporte@shinema.com, donde se recolectara información en bases de datos y se realizara la protección del tratamiento de datos personales.

OBJETO. 

Implementar los lineamientos establecidos en la Ley 1581 de 2012 de la protección de datos personales y demás normas aplicables vigentes.

BASES DE DATOS. 

La presente políticas de tratamiento de datos personales cumple con lo dispuesto en el  Decreto 886 de 2014 «Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012» y la Circular Externa 002 de 2015 donde  «Adicionó el Capítulo Segundo en el Título V de la Circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio», cuyo período de vigencia se contará desde la fecha de la autorización y hasta la finalización de las operaciones con SHINEMAS SAS.

DEFINICIONES. 

Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente documento y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3° de la Ley 1581 de 2012, se entiende por:

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento
3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

PRINCIPIOS. 

Los principios que se establecen a continuación serán utilizados para el uso de tratamiento de datos personales, recolección de información y bases de datos.

1. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos:El tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. Principio de finalidad:El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular;
3. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;;
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
5. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;  Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
7. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

AUTORIZACIÓN

El titular del tratamiento de datos personales realizara de manera clara, expresa y legible la autorización por medio de documento creado por parte de la empresa   SHINEMA S.A.S Para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales.

FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, digital o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La política  será elaborada por la empresa SHINEMA S.A.S. y será puesto a disposición del Titular de los datos, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102 y el Decreto 1377 de 2013, donde se contara con las especificaciones necesarias para el uso, recolección y autorización por el titular.

RESPONSABLE O ENCARGADO

El responsable o encargado de recopilar la información de los datos personales involucra a todos los departamentos de SHINEMA S.A.S.

DERECHOS Y DEBERES
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. 

El titular de la información tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la empresa   SHINEMA S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la empresa  SHINEMA S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento.
3. Ser informado por la empresa  SHINEMA S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

La empresa  SHINEMA S.A.S. Mantendrá habilitados medios de contacto para que los titulares puedan ejercer sus derechos y dar aplicación a los procedimientos cuando se observe un mal uso de los datos.

DEBERES DE LA SHINEMA SAS EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. 

La empresa SHINEMA S.A.S. tendrá presente, que los datos personales son propiedad del titular y por medio de su voluntad libre, expresa y clara pueden decidir qué datos quiere compartir con la empresa.

La empresa solo hará uso de los datos de los cuales tenga la autorización por parte del titular, haciendo prevalencia con la Ley y demás normas aplicables.

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 la empresa SHINEMA S.A.S. se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN
DERECHO DE ACCESO. 

El derecho al acceso de la información que tiene el titular es de solicitar, acceder y consultar si su información personal que está siendo objeto de tratamiento de datos. De esta manera, la empresa SHINEMA S.A.S. garantiza al titular su derecho de acceso en tres vías:

El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales:

1. al menos una vez cada mes calendario,
2. cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

La empresa SHINEMA S.A.S. garantiza el derecho de acceso, verificando  la identidad del titular o de persona autorizada por el titular.

PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS O SUGERENCIAS. 

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos. La empresa  SHINEMA S.A.S. garantiza el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales la Empresa SHINEMA S.A.S. garantiza el envio de las PQRS:

1. Correo electrónico soporte@shinema.com.
2. Página Web: shinema.com

La contestación de las solicitudes se dará en los siguientes términos:

1. Peticiones generales (queja, reclamo, sugerencia, derecho de petición de interés general): 15 días hábiles.
2. Peticiones de información o copias de documentos: 10 días hábiles.
3. Consultas a las autoridades: 30 días hábiles.

 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

La información suministrada por el titular se tratara de acuerdo al principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012 en su artículo 4 literal G “La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.”

DISPOSICIONES FINALES

La empresa SHINEMA S.A.S. designa al Departamento de Talento Humano o quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de datos personales, dará trámite a las solicitudes de los titulares, de acuerdo a la normativa Legal colombiana vigente.

VIGENCIA.

La presente Política está rigiendo desde el 20 de Enero de 2016.